تحریر دفاتر قانونی و ارسال الکترونیک
تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی چیست؟
به معنای ثبت، پلمپ و ارسال دفاتر روزنامه و کل کسبوکارها بهصورت آنلاین است. در این سامانه: دفاتر پیش از تکمیل، از طریق وبسرویس به سازمان امور مالیاتی و ثبت اسناد استعلام میشوند.
قالب استاندارد اکسل برای درج اطلاعات مالی در اختیار مودیان قرار میگیرد.
پس از بارگذاری فایل، سیستم صحت ساختار و محتوا را بررسی کرده و پیشنمایش میدهد.
کاربر میتواند وضعیت پردازش و خطاهای احتمالی را در بخش «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» پیگیری کند.
آییننامه اجرایی تحریر دفاتر الکترونیکی
برای اجرای دقیق سامانه تحریر دفاتر الکترونیکی، آییننامهای مصوب شده که ضوابط و دستورالعملهای زیر را شامل میشود:
ماده ۱ – تعریف دفاتر الکترونیکی
دفاتر الکترونیکی، دفاتر روزنامه و کل هستند که بر اساس قالب مصوب سازمان امور مالیاتی و با فرمتهای مجاز Excel یا CSV تهیه و از طریق سامانه ملی مالیات بهصورت الکترونیکی ارسال میشوند.
ماده ۲ – مخاطبین
کلیه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول مالیاتی موظف به تحریر و ارسال دفاتر الکترونیکی هستند.
ماده ۳ – قالب و ساختار فایل
فایل دفاتر باید تنها شامل یک شیت باشد.
ستونها باید دقیقاً به ترتیب و با عناوین زیر باشند:
کد حساب کل
عنوان حساب کل
کد حساب معین
عنوان حساب معین
کد حساب تفصیلی
عنوان حساب تفصیلی
گردش بدهکار (ریال)
گردش بستانکار (ریال)
تاریخ گردش (YYYY/MM/DD)
در هر سطر تنها یکی از ستونهای گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
فایلهای بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت CSV ارسال شوند.
ماده ۴ – مهلت ارسال
مودیان موظفاند حداکثر تا پایان اسفند ماه هر سال مالی، دفاتر الکترونیکی سال بعد را از طریق سامانه ارسال کنند.
ماده ۵ – نحوه ارسال
ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی (my.tax.gov.ir).
انتخاب گزینه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
تعیین بازه زمانی گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپشده.
بارگذاری فایل و مشاهده پیشنمایش ده سطر اول.
تأیید نهایی و ارسال.
ماده ۶ – بررسی و تأیید
سامانه بهصورت خودکار صحت قالب و تطابق دادهها را بررسی میکند. در صورت وجود خطا، مودی موظف است اصلاحات لازم را انجام داده و مجدداً بارگذاری نماید.
ماده ۷ – نگهداری سوابق
مودیان باید اصل فایلهای ارسالی و اسناد پشتیبان (فاکتورها، قراردادها و…) را حداقل به مدت ۵ سال نگهداری کنند.
ماده ۸ – جریمه تأخیر و عدم ارسال
عدم ارسال بهموقع دفاتر الکترونیکی، مشمول جریمه ۲۰٪ مالیات متعلق آن سال خواهد بود.
عدم تهیه و ارسال دفاتر منجر به لغو معافیتها و مشوقهای مالیاتی میشود.
ماده ۹ – حذف دفاتر فیزیکی
از سال ۱۴۰۴ دفاتر پلمپشده فیزیکی حذف شده و مودیان تنها مکلف به ارسال دفاتر الکترونیکی هستند.
مزایای سامانه تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی
کاهش هزینه و زمان: حذف دفاتر کاغذی و ارسال آنلاین دادهها
دقت و صحت بیشتر: کنترل خودکار قالب و مقادیر عددی
شفافیت و پیگیری آسان: دسترسی به پیشنمایش و گزارش وضعیت بارگذاری
جلوگیری از جعل اسناد: امضای الکترونیکی و ذخیره امن اطلاعات
هماهنگی با سایر سامانهها: استعلام خودکار اطلاعات مودی از سامانههای ثبت شرکتها و مالیاتی
مراحل تحریر و ارسال الکترونیکی دفاتر قانونی:
ثبت نام در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی:
ابتدا باید در سامانه my.tax.gov.ir ثبتنام کرده و اطلاعات کسب و کار خود را وارد نمایید.
دریافت قالب استاندارد اکسل:
از طریق سامانه، قالب استاندارد اکسل برای دفاتر روزنامه و کل را دانلود کنید.
تکمیل دفاتر قانونی در قالب اکسل:
اطلاعات مالی خود را مطابق با قالب استاندارد در فایل اکسل ثبت نمایید.
بارگذاری فایل اکسل در سامانه:
فایل اکسل تکمیل شده را در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بارگذاری کنید.
پلمپ الکترونیکی دفاتر:
پس از بارگذاری، اطلاعات شما توسط سامانه بررسی و در صورت تایید، دفاتر به صورت الکترونیکی پلمپ میشوند.
ارسال اطلاعات به سازمان امور مالیاتی:
دفاتر پلمپ شده به صورت الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی ارسال میشوند.
دریافت تأییدیه:
پس از بررسی و تایید اطلاعات توسط سازمان، یک تأییدیه الکترونیکی دریافت خواهید کرد.
مزایای تحریر الکترونیکی دفاتر قانونی:
• کاهش خطاهای انسانی:
با استفاده از قالبهای استاندارد و سامانه الکترونیکی، احتمال خطا در ثبت اطلاعات به حداقل میرسد.
• صرفهجویی در زمان و هزینه:
فرآیند پلمپ و ارسال دفاتر به صورت الکترونیکی، نیاز به مراجعه حضوری و صرف زمان و هزینه را کاهش میدهد.
• افزایش سرعت و دقت:
اطلاعات به صورت الکترونیکی و با سرعت بیشتری پردازش و ارسال میشوند.
• دسترسی آسان و سریع به اطلاعات:
اطلاعات دفاتر به صورت الکترونیکی در دسترس هستند و میتوان به راحتی به آنها دسترسی پیدا کرد.
• افزایش امنیت اطلاعات:
اطلاعات مالی در سامانه به صورت امن ذخیره و نگهداری میشوند.
نکات مهم:
• رعایت استانداردها:
برای جلوگیری از بروز مشکل، باید قالب استاندارد اکسل را به دقت تکمیل کنید.
• استفاده از نرمافزارهای حسابداری معتبر:
برای تهیه خروجی دفاتر روزنامه، از نرمافزارهای حسابداری معتبر و بهروز استفاده کنید.
• پیگیری تأییدیه:
پس از ارسال اطلاعات، پیگیر دریافت تأییدیه از سازمان امور مالیاتی باشید.
تحریر و ارسال الکترونیکی دفاتر قانونی، گامی مهم در جهت الکترونیکی شدن فرآیندهای مالیاتی و افزایش شفافیت در امور مالی کسب و کارها است.