تنظیم و کنترل دائم حساب ها

• انواع حساب ها و تعاریف مربوط به آنها
دارایی ها به چه حساب هایی گفته میشود ؟
دارایی به منافع اقتصادی اطلاق میشود که در اثر معاملات یا رویدادها و عملیات های مالی نصیب سازمان و بنگاه اقتصادی میشود . دارایی ها در واقع حقوق صاحبان سرمایه هستند که می تواند در اثر عملیات های مالی افزایش یابند یا رو به کاهش نهند.

انواع حساب های دیگر می تواند شامل موارد ذیل باشد :
بهای تمام شده دارایی ها : تمامی هزینه هایی که برای ایجاد و راه اندازی یک بنگاه اقتصادی صرف میشود را می گویند مانند هزینه پیش راه اندازی و راه اندازی ، هزینه های ساخت ، هزینه های انتقال مالکیت ، هزینه های نصب و بهره برداری و تولید که مجموعه را آماده استفاده و بهره برداری می نماید .
مخارج بعد از بدست آوردن دارایی ها : این مخارج می تواند به صورت مخارج غیر مستمر و مخارج مستمر باشد. مخارج غیر مستمر هزینه هایی است که برای تعمیر و افزایش قابلیت های دارایی ها و توسعه ظرفیت آنها و افزایش عمر مفید آنها صرف میشود اما مخارج مستمر مخارجی هستندکه برای نگهداری درست اموال انجام میشوند مثلا تعمیرات مستمر و برنامه ریزی شده دستگاهها برای اینکه تولید متوقف نشود این مخارج جزو دارایی ها نبوده و باعث افزایش انها نمیشود اما مخارج غیر مستمر به دلیل اینکه مبنای توسعه ای و افزایش طول عمر دارد در محاسبات جزو دارایی های محسوب میشوند .
موجودی نقد و بانک : موجودی بانک ، تنخواه ، طلاو نقره ذخیره شده ، موجودی ارزی ، موجودی صندوق ، سپرده های کوتاه مدت و اوراق بهادر جزو حساب موجودی نقد و بانک هستند . البته موجودی بانکی که برای استفاده از آن محدودیت وجود دارد در این حساب ها نوشته نمیشوند و در انواع دیگر دارایی ها لحاظ می گردند .
تنخوه گردان : در همه شرکت ها و بنگاههای اقتصادی بر اساس دستورالعملهای خاص مقداری وجه نقد در اختیار شخصی معین و مورد تایید مدیریت قرار می گیرد تا در مواقع ضرروی و فوری بتواند هزینه کند مثلا برای پرداخت هزینه حمل و نقل مواد اولیه ، خرید های تشریفاتی برای مهمانی ها و بسیاری دیگر این حساب را تنخواه گردان می گویند.
سپرده سرمایه گذاری های کوتاه مدت : این نوع حساب های به وجوهی اطلاق میشود که برای دریافت سود برای مدت کوتاهی و حداکثر یکسال در نزد بانکها یا صندوق ها سپرده میشوند . این نوع حساب ها حتما باید قابل بازپس گیری باشند و سپرده هایی که مالک اختیار پس گرفتن آن را به هر دلیلی ندارد جزو این دسته قرار نمیگیرند.
سرمایه گذاری های کوتاه مدت جاری : این نوع حساب ها به آن دسته دارایی هایی اطلاق میشوند که به راحتی قابل فروش بوده و به سرمایه افزوده میشوند . مثل خرید اوراق قرضه یا سهام که به راحتی قابل فروش و نقد شدن هستند .
حساب های دریافتنی یا بدهکاران : کلیه مطالبات شرکت و بنگاه اقتصادی که در ازای عرضه کالا و خدمات بوجود می اید را حساب های دریافتنی یا بدهکاران می گویند .مثلا پولی که شرکت از خریداران در ازای فروش کالای خود مطالبه می کند جزو حساب بدهکاران محسوب میشود .
اسناد دریافتنی : ای نوع حساب ها به مطالباتی اطلاق میشود که به صورت چک یا سفته بوده و شرکت در ازای خدمات یا کالایی که فروخته از خریدار دریافت می کند . این نوع حساب ها باید قابلیت نقد در یک دوره کوتاه و حداکثر یکساله را داشته باشند در غیر این صورت جزو این نوع حساب قرار نمیگیرند.
علی الحساب : این نوع حساب به مبالغی اطلاق میشود که اصطلاحا به عنوان بیعانه برای دریافت کالا یا خدمات پرداخت میشود یعنی با دریافت این حساب شرکت موظف میشود بخشی از تعهدات توافق شده را اجرا نماید. مثلا در پروژه های راهسازی مبلغی به عنوان علی الحساب از طرف کارفرما به پیمانکار پرداخت میشود و پیمانکار برای انجام بخشی از کار متعهد میگردد.
اسناد دریافتنی برگشتی : چک ها سفته ها و کلیه اسنادی که از بانک برگشت میخورد را در این عنوان حساب ثبت می زنند.
سایر حساب ها و اسناد دریافتنی : یکسری حساب ها هستند که برای انها اسناد و مدارک قطعی و کاملی دریافت نمیشود چون این حساب ها جزو فرایند اصلی کار نمیباشند و در حاشیه کار بوجود می ایند این ها همان سایر اسناد دریافتنی هستند.
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول : برخی حساب های شرکتها و بنگاههای اقتصادی بنا به دلایلی وصول نمیشود برای این گونه حساب ها ، حسابی به نام مشکوک الوصول باز می گردد که در پایان سال باید این حساب از حساب های دریافتنی کسر گردد .
استهلاک انباشته : دارایی ها و اموال بعد از مدتی به دلیل استفاده دچار استهلاک و کاهش قیمت میشوند که در حساب استهلاک انباشته وارد و ثبت می گردند .
حساب بدهی ها : تعهداتی که شرکت یا بنگاه اقتصادی در ازای دریافت کالا ، مواد اولیه یا خدمات نسبت به اشخاص حقیقی یا حقوقی پیدا می کند را به طور کلی بدهی ها می گویند . بدهی ها بر دو نوع بدهی های جاری و غیر جاری دسته بندی میشوند.
بدهی های جاری : بدهی هایی که در یک دوره مالی و حداکثر یکسال تسفیه میشوند را می گویند مانند حساب مالیات بر ارزش افزوده ، سپرده های پرداختنی ، حقوق و دستمزد پرداختنی ، بیمه ، مالیات تکلیفی پرداختنی همه جزو بدهی های جاری هستند.
بدهی های غیر جاری : تعهداتی هستند که در یک دوره مالی یکساله تسفیه نمیشوند . وام های بلند مدت جزو بدهی های غیر جاری هستند .
حساب درآمد ها : هر عملیات یا رویداد مالی که منجر به افزایش دارایی ها گردد را درامد می گویند البته افزایش سرمایه توسط سهامداران جزو درامد محسوب نمیشود . زمانی یک رویداد مالی درامدزا تلقی میشود که شرایط ذیل را داشته باشد :
• عملیات مالی به صورت مستقیم یا غیر مستقیم توسط شرکت یا بنگاه اقتصادی انجام شده باشد و به ان مربوط شود و ماحصل آن کسب درآمد قابل دستیابی باشد .
• درآمد کسب شده قابل محاسبه و اندازه گیری باشد .
• برخی رویداد های مالی در یک بازه زمانی مشخص انجام می شود درآمد حاصل از انها باید در مقاطع زمانی انجام کار قابل بررسی و محاسبه باشد .
• مخارجی که در نتیجه عملیات مالی و کسب درامد ایجاد میشود هم قابل اندازه گیری باشد .

تنظیم و کنترل دائم حساب‌ها به معنای پایش و بررسی مداوم و مستمر وضعیت مالی و حساب‌های یک سازمان یا شرکت است. این فرآیند شامل بررسی دقیق تراکنش‌ها، مغایرت‌ها و تطبیق آنها با اطلاعات موجود در سیستم حسابداری است تا از صحت و دقت اطلاعات اطمینان حاصل شود و هرگونه خطا یا انحرافی به سرعت شناسایی و اصلاح گردد.
اهمیت تنظیم و کنترل دائم حساب‌ها:
• جلوگیری از ضرر و زیان:
با شناسایی زودهنگام مغایرت‌ها و خطاهای احتمالی، می‌توان از ضرر و زیان‌های مالی جلوگیری کرد.
• اطمینان از صحت اطلاعات:
کنترل دائم حساب‌ها باعث می‌شود که اطلاعات مالی ثبت شده در سیستم حسابداری، با واقعیت مطابقت داشته باشند و بتوان به آنها اعتماد کرد.
• ارتقای شفافیت مالی:
این فرآیند به شفاف‌سازی وضعیت مالی سازمان کمک می‌کند و اطلاعات دقیقی را برای تصمیم‌گیری‌های مالی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
• رعایت قوانین و مقررات:
کنترل دائم حساب‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا قوانین و مقررات مالی را رعایت کنند و از بروز مشکلات قانونی جلوگیری شود.
• افزایش بهره‌وری:
با شناسایی و رفع مشکلات در فرآیندهای حسابداری، می‌توان بهره‌وری و کارایی این فرآیندها را افزایش داد.

مراحل تنظیم و کنترل دائم حساب‌ها:
ثبت دقیق و منظم تراکنش‌ها:
اطمینان از ثبت صحیح و به موقع تمام تراکنش‌های مالی در سیستم حسابداری.
تطبیق حساب‌ها:
مقایسه موجودی‌ها و تراکنش‌های ثبت شده در سیستم با اسناد و مدارک پشتیبان (مانند فاکتورها، رسیدها و …)
بررسی مغایرت‌ها:
شناسایی و بررسی مغایرت‌های احتمالی بین اطلاعات سیستم و اسناد و مدارک.
اصلاح مغایرت‌ها:
رفع مغایرت‌ها و اصلاح اطلاعات نادرست در سیستم حسابداری.
تهیه گزارش‌های دوره‌ای:
تهیه گزارش‌های منظم از وضعیت حساب‌ها و ارائه آنها به مدیران و سایر ذینفعان.
پیگیری مستمر:
پایش و بررسی مستمر حساب‌ها برای شناسایی و رفع به موقع مشکلات احتمالی.

ابزارها و روش‌های تنظیم و کنترل دائم حساب‌ها:
• سیستم‌های حسابداری یکپارچه:
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته که امکان ثبت، پردازش و گزارش‌گیری از اطلاعات مالی را به صورت یکپارچه فراهم می‌کنند.
• ابزارهای اتوماسیون:
استفاده از ابزارهای اتوماسیون برای انجام وظایف تکراری و زمان‌بر در فرآیندهای حسابداری.
• تکنیک‌های تحلیل داده:
استفاده از تکنیک‌های تحلیل داده برای شناسایی الگوها و ناهنجاری‌های احتمالی در اطلاعات مالی.
• آموزش کارکنان:
آموزش کارکنان در زمینه حسابداری و کنترل‌های مالی برای ارتقای دانش و مهارت‌های آنها.
با استفاده از این روش‌ها و ابزارها، می‌توان فرآیند تنظیم و کنترل دائم حساب‌ها را به بهترین نحو انجام داد و از صحت و دقت اطلاعات مالی اطمینان حاصل کرد.