رسیدگی به امور انبارگردانی
شامل برنامه ریزی، مرتبسازی انبار، شمارش موجودی، تطبیق اطلاعات، و گزارشگیری است. هدف از این فرآیند، اطمینان از دقت موجودی انبار، شناسایی مغایرتها و بهبود کارایی انبارداری است.
مراحل رسیدگی به امور انبارگردانی:
برنامهریزی:
تعیین زمان مناسب برای انبارگردانی بهتر است زمانی باشد که فعالیت انبار کم است
مشخص کردن وظایف اعضای تیم )شمارشکنندگان، ثبتکنندگان و غیره(
مرتبسازی انبار:
مرتب کردن کالاها و دستهبندی آنها بر اساس نوع و ویژگیهای مشابه.
استفاده از برچسبگذاری و شمارهگذاری برای تسهیل شمارش.
شمارش موجودی:
شمارش دقیق کالاها بر اساس دستهبندیهای مشخص شده.
استفاده از ابزارهای مناسب مانند بارکدخوان یا نرمافزارهای حسابداری انبار.
تطبیق اطلاعات:
مقایسه نتایج شمارش با اطلاعات سیستم انبارداری یا دفاتر موجودی.
بررسی و رفع مغایرتهای احتمالی.
گزارشگیری و تحلیل:
تهیه گزارش جامع از موجودی واقعی، اقلام اضافی، کمبودها و مشکلات.
استفاده از گزارش برای بهبود فرآیندهای انبارداری.
اهمیت انبارگردانی:
دقت در موجودی:
انبارگردانی به منظور اطمینان از تطابق موجودی فیزیکی انبار با اطلاعات ثبت شده در سیستم است.
شناسایی مغایرتها:
با انبارگردانی، مغایرتهای احتمالی بین موجودی واقعی و سیستم شناسایی و برطرف میشوند.
بهبود کارایی:
انبارگردانی به بهبود فرآیندهای انبارداری، کاهش هزینهها و افزایش رضایت مشتری کمک میکند.
کاهش ضایعات:
با شناسایی کالاهای منسوخ شده یا مازاد، میتوان از ضایعات و هزینههای نگهداری آنها جلوگیری کرد
انبارگردانی عبارت است از شمارش دستی و فیزیکی موجودیهای یک سازمان و تطابق ارقام حاصل از آن، با تعدادی که به صورت الکترونیکی و در پایگاههای داده شرکت به ثبت رسیده است. این اقدام اغلب در روزهای پایانی هر سال انجام میگیرد و به عنوان قسمتی از فرایند حسابرسی است که احتمال دارد به وسیله ارزیابان و حسابران خارج از شرکت یا سازمان هم انجام شود.
این فرایند همچون سایر جنبههای بحث کنترل موجودی، از شرکتی به شرکت دیگر بسیار تفاوت دارد. برخلاف اسم این کلمه، اهداف انبارگردانی چیزی فراتر از مدیریت موجودی است؛ چرا که هر موجودی موردنیاز کسبوکار شما، باید در فرایند انبارگردانی گنجانده شود.
اهداف انبارگردانی چیست؟
مهمترین اهداف این فرایند را میتوان به صورت زیر خلاصه کرد:
ارزیابی میزان موجودیها در پایان سال برای ثبت اطلاعات دقیق و درست در صورتهای مالی سازمان
پیگیری و بررسی میزان موجودیهای فیزیکی و تطبیق اطلاعات مالی با موجودیهای در دسترس
شناسایی مغایرتهای احتمالی میان موجودیها و صورتهای مالی و حسابداری
انجام تدابیر مرتبط با کنترل موجودی
استراتژی انبارگردانی: کلید مدیریت موجودی کالا
استراتژی انبارگردانی به عنوان یک نقشه راه برای انجام این فرآیند عمل میکند و شامل انتخاب روشهای مناسب، تعیین زمانبندی، تخصیص منابع و تدوین دستورالعملها میشود. انواع مختلفی از استراتژیهای انبارگردانی وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. انتخاب استراتژی مناسب به عوامل مختلفی مانند نوع کالا، حجم موجودی، نرخ گردش موجودی و بودجه بستگی دارد.
دلایل اهمیت انبارگردانی
بررسی درست و دقیق بودن رهگیری میزان موجودیهای شما
اتکای بیش از حد بر متدها و شیوههایی که شرکتها برای ارزیابی میزان موجودیهای خود یا انبارگردانی استفاده میکنند، همواره امر مطلوبی برای آنها نیست. شما میتوانید با مقایسه ارقام و تعداد موجودیهای انبار با تعدادی که تصور میکنید در دسترس دارید، مغایرتها را شناسایی کرده و مانع از بروز مشکلات اساسی شوید.
اگر ارقامی که از شمارش موجودیهای انبار به دست آوردید، با آنچه که تصور میکردید تفاوت داشت، میتواند نشانه این مسئله باشد که شما کنترل موجودی ضعیفی دارید. در این شرایط بهتر است پیش از آنکه با مشکلات جدیتری روبهرو شوید، اقدامات لازم را انجام دهید.
– شناسایی مشکلات موجودیهای انبار
سیستمهای آنلاین یا آفلاین رهگیری موجودی این امکان را ایجاد میکنند تا میزان موجودی و مکان آنها در انبارها را به سادگی شناسایی کنید، اما این سیستمها تمام اطلاعات لازم شما را در اختیارتان نمیگذارند. به عنوان مثال، سیستم شما مشکلات مربوط به جابهجایی موجودیها در انبار را تشخیص نمیدهد؛ این در حالی است که بررسی موجودیها به صورت دستی، به آسانی این مشکلات را شناسایی میکند.
کسب اطمینان از اینکه کسبوکار در راستای اهداف خود پیش میرود
وقتی صحبت از نظارت بر عملکرد کسبوکارها میشود، آنها علاقهای ندارند که هیچ قسمتی از این مسئله را به شانس واگذار کنند. محاسبه معیارهای اساسی همچون گردش موجودی، به ارقام ۱۰۰% دقیق احتیاج دارد. به محض آنکه شما نسبت به چگونگی انجام فرایند کنترل موجودی خود اطمینان یابید، میتوانید اصلاح رویهها و برنامههای خود را در راستای افزایش کارایی و افزایش سود آغاز کنید.
انبارگردانی هر چند وقت یک بار باید انجام شود؟
واقعیت این است که هیچ استانداردی برای آنکه انبارگردانی چندبار در سال باید انجام شود، وجود ندارد. با این حال میتوان گفت هر چه این عمل به تعداد دفعات بیشتری در سال انجام دهید، برای کسبوکارتان عواقب بهتری خواهد داشت. در کل، دو رویکرد درباره زمان و تعداد دفعات این اقدام وجود دارد:
رویکرد اول این است که این فرایند را یکبار در سال، به صورت گسترده و بزرگ انجام دهید. این موضوع به معنای متوقف کردن همه عملیات و اقدامات سازمان و بررسی و شمارش موجودیها در یک لحظه است.
رویکرد سودمندتر این است که موجودی خود را به صورت منظم، در طی سال بررسی کنید؛ در فواصل هفتگی یا ماهانه.
میتوان گفت بهتر است انبارگردانی به صورت منظم انجام و اطلاعات مرتبط با موجودیهایتان به صورت منظم بهروز شود. با این حال اگر انبارتان کوچک و احتمال وقوع خطا در آن کم باشد، بررسی و ارزیابی مداوم لزومی ندارد. در کل، فاصله زمانی دقیق برای انجام آن به طول چرخه عمر محصول شما وابسته است، با این حال بررسیهای هفتگی ایدهآلتر و مؤثرتر خواهند بود.
درست قبل از شروع انبارگردانی دو اقدام مهم باید انجام دهید:
همه خرید و فروشهای خود را در روز انبارگردانی متوقف کنید؛ در غیر این صورت، ورودیها و خروجیهایتان با اعداد و ارقامی که از این فرایند به دست میآورید، مطابقت نخواهد داشت.
ناحیه یا مکانی که شمارش موجودیها در آن انجام میشود را سازماندهی کنید. داشتن یک فضای مرتب و تمیز به شما این امکان را میدهد تا به این اطمینان برسید که هیچ چیزی در روند کار شما اختلال ایجاد نخواهد کرد.